Renkantis konferencijos organizatorių reikėtų sužinoti:

- Kokius renginius bendrovė jau organizavo;
- Ar buvusieji klientai liko patenkinti organizatoriaus paslaugomis;
- Kas atsakingas už biudžeto koordinavimą (Jums turi būti paliktos visos teisės spręsti biudžeto likimą);
- Ar organizatorius turi rėmėjų paieškos ir darbo su jais, parodos ploto pardavimo patirties;
- Ar bendrovė priklauso atitinkamoms tarptautinėms organizacijoms, pripažinusioms jos profesionalumą ir veiklos stabilumą.

Štai keletas patarimų:

- Paruoškite laišką galimiems rėmėjams. Būtinai išsiaiškinkite, kas pasirinktose rėmėjų įmonėse atsakingas už rinkodarą bei rėmimo programas. Laišką adresuokite konkrečiam asmeniui.
- Apgalvokite ir glaustai išdėstykite, ką galite pasiūlyti mainais už suteiktą paramą.
- Nurodykite, kokio dydžio paramos reikia ir kaip ji bus panaudota.
- Ieškokite „sajungininkų" (įtakingų organizacijų, žmonių), galinčių jus rekomenduoti galimam rėmėjui.
- Detalesnis laiškas siunčiamas galimam rėmėjui paprašius. Jame glaustai pristatoma organizacija, planuojamas renginys, atsakoma į konkrečius rėmėjo klausimus.
- Kreipkitės į spaudos atstovus. Pasirinkite tuos spaudinius, kuriuos galėtų skaityti potencialūs rėmėjai. Tiktų ir atviras kreipimasis į galinčius paremti Jūsų renginį.
- Pramonės ir prekybos rūmai ar panašios organizacijos galėtų suteikti Jums informacijos apie pajėgias remti ir su renginio tema vienaip ar kitaip susijusias organizacijas, fondus.
- Patarti Jums galėtų panašų renginį organizavusios ir rėmėjų pagalbos sulaukusios organizacijos.

Rėmėjų galima prašyti sumokėti už transportą,  pietus ir kavos pertraukas, konferencijų salių nuomą, kultūros programos renginius, konferencijos spaudinius, dovanas dalyviams ir t.t.

Už tokią paramą rėmėjui galite siūlyti:

- Rėmėjo pavadinimą ir logotipą konferencijos reklamoje,
- Rėmėjo įvardijimą kvietimuose į remiamus kultūros renginius,
- Rėmėjo pavadinimą spausdintuose remiamų pietų meniu,
- Rėmėjo medžiagą konferencijos aplankuose,
- Nemokamą dalyvavimą konferencijoje,
- Bendrovės, jos gaminių ir paslaugų pristatymą konferencijoje veikiančios parodos stende...

Renginys gali vykti konferencijų centre, viešbutyje, restorane, muziejuje, parodų rūmuose, koncertų salėje ir t.t. Pasirinkimas priklauso nuo renginio pobūdžio, dalyvių skaičiaus, biudžeto,  techninių  galimybių. Per mažose patalpose bus ankšta dirbti, žmonės jausis suvaržyti. Pernelyg didelėse patalpose gali stigti jaukumo. Jei jau tokias pasirinkote, į pagalbą pasikvieskite gėlininkus, interjero specialistus. Tinkamai dekoruotos patalpos taps šiltesnės.

Renkantis vietą patariame atsižvelgti į:

- Norimą sukurti atmosferą,
- Konferencijos temą, tikslus,
- Dalyvių kategoriją ir numatomą jų skaičių,
- Švarą ir tvarką renginio vietoje,
- Papildomas aptarnavimo paslaugas, kurias teikia vietos šeimininkai,
- Salių, restorano ir pan. patogumą ir išdėstymą,
- Prieigos prie renginio vietos patogumą ir galimybes ten nuvykti,
- Mašinų stovėjimo aikšteles,
- Vietos saugumą, papildomos apsaugos poreikį.

Jei konferenciją organizuojate pirmąkart, būtinai paprašykite, kad vietą įvertinti Jums padėtų žinovai. Pamėginkite pasirinktą vietą apžiūrėti tuo metu, kai vyksta panašus renginys. Nueikite „dalyvio kelią". Taip išsiaiškinsite, ar patogus salių išdėstymas. Sesijos, posėdžiai turi vykti tyliose, atokesnėse patalpose. Parodas organizuokite labiausiai lankomose vietose. Paruoškite lengvai pastebimas rodykles, gerai apgalvokite jų išdėstymą. Padėkite nuorodą lauke. Registracijos postas turi būti aiškiai matomas. Tai ypač svarbu tuomet, kai pastate vyksta daugiau renginių. Jūsų renginio ženklas turi būti pastebėtas iškart. Apgalvokite visas smulkmenas.

Apsisprendę renginį organizuoti tam tikroje vietoje, pasirašykite sutartį, sumokėkite dalį nuomos mokesčio. Tai- Jūsų garantas. Atkreipkite dėmesį į sutarties nutraukimo sąlygas, baudas.

Konferencijos sekretoriatas atlieka didžiąją dalį  pasirengimo konferencijai darbų. Sekretoriatas, vadovaujamas konferencijos koordinatoriaus, planuoja, administruoja, ieško tiekėjų, pasirašo sutartis, registruoja dalyvius, organizuoja kultūros renginius, sutuoktinių programas ir t.t.

Konferencijos koordinatoriumi ir sekretoriato vadovu dažniausiai skiriamas konferencijų vadybos paslaugas teikiančios bendrovės atstovas. Jei organizuojate didelę konferenciją, patariame ieškoti patyrusio koordinatoriaus. Geram koordinatoriui būdinga:

- puikūs organizaciniai sugebėjimai,
- komunikabilumas,
- pastabumas (sugebėjimas nepraleisti smulkmenų),
- mokėjimas dirbti susiklosčius nepalankioms aplinkybėms (atsparus stresui),
- lankstumas.

Jums reikalingas organizatorius, jei:

- Yra nors dalis organizacinių klausimų, kur  Jums trūksta žinių;
- Trūksta išsamios informacijos apie galimus tiekėjus (pvz., viešbučių, konferencijų centrų, maitinimo įstaigų ir pan. tinklą), neturite darbo su jais patirties;
- Organizuojant renginį reikia dirbti tiesioginį savo darbą;
- Ribotos techninės galimybės.

Penkiolika metų tarptautinių renginių versle mus išmokė:

- Taupyti Jūsų laiką ir tuo pat metu neatimti iš Jūsų galimybės kontroliuoti projektą;
- Sudaryti palankias sutartis, užtikrinančias paslaugų kokybę ir taupančias Jūsų pinigus;
- Optimaliai panaudoti naujausias technologijas ir operatyviai dirbti;
- Teikti nenutrūkstamą pagalbą Jums ir Jūsų renginio dalyviams;
- Išlikti dėmesingus kiekvienam didžiausio renginio dalyviui.

Kreipkitės į mus dėl Jūsų būsimojo renginio:
info@visusplenus.lt , tel.  (8 ~ 5)  233 6138, 213 6326